Création de dossier client automatique
Dès qu'un client est ajouté dans votre tableur ou votre CRM, l'arborescence complète est créée dans Drive avec les sous-dossiers et les droits adaptés.
Service sur mesure
Automatisation Google Drive et gestion documentaire
Ce service met en place une gestion documentaire automatisée sur Google Drive et Docs : création d'arborescences à la demande, nommage normalisé, droits d'accès appliqués automatiquement, génération de documents et PDF depuis vos données, archivage et sauvegardes planifiées.
Un Drive mal organisé coûte plus cher qu'il n'y paraît : documents introuvables, versions multiples, contrats renvoyés en retard, dossiers clients incomplets. Le rangement manuel ne tient jamais dans la durée parce qu'il repose sur la discipline de chacun.
En quoi consiste ce service
FluxIAPro met en place une gestion documentaire automatisée : arborescence créée à la demande, nommage normalisé, droits d'accès appliqués automatiquement, et génération de documents à partir de vos données.
Nous couvrons aussi bien la structure (dossiers, permissions, archivage) que la production documentaire (devis, contrats, comptes rendus, attestations) à partir de modèles Google Docs et de vos tableurs.
Exemples de workflows automatisés
Génération de documents depuis un modèle
Fusion de vos données dans un modèle Google Docs, conversion en PDF, dépôt dans le bon dossier et envoi au client.
Nommage et classement normalisés
Renommage automatique selon une convention (date, client, type, version) et déplacement dans le bon répertoire.
Archivage et rétention
Déplacement des dossiers inactifs vers une zone d'archive après un délai défini, en cohérence avec vos obligations légales.
Signature et suivi
Envoi pour signature électronique et mise à jour du statut du document dans votre tableau de bord.
Sauvegarde et export
Copies planifiées vers un stockage secondaire et export périodique de vos données critiques.
Ce que vous y gagnez
- Un document toujours retrouvable en moins de 10 secondes
- Des contrats générés en quelques secondes au lieu de 20 minutes
- Des droits d'accès cohérents, sans oubli
- Une base documentaire prête pour un audit ou une cession
Questions fréquentes
- Peut-on réorganiser un Drive déjà en désordre ?
- Oui. Nous réalisons une migration scriptée avec journal complet des déplacements et possibilité de retour arrière.
- Les documents générés sont-ils modifiables ?
- Vous choisissez : Docs éditable, PDF verrouillé, ou les deux versions déposées côte à côte.
- Cela fonctionne-t-il avec Shared Drive ?
- Oui, les Drive partagés d'équipe sont entièrement pris en charge.
Nos autres services d'automatisation
Intégration IA : ChatGPT et Gemini dans vos outils
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Envoyez-nous une capture de votre arborescence actuelle : nous vous proposons une structure cible et un devis gratuit sous 24 h.
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